Chi può inviare una segnalazione?

Sono legittimati ad inviare una segnalazione a d’AMICO i Destinatari come meglio specificati nella Parte Generale dei rispettivi Modelli di Organizzazione Gestione e Controllo e quindi i membri degli organi societari (amministratori e sindaci), i dipendenti (personale marittimo e di terra), i mandatari, i procuratori, gli outsourcer ed in generale tutti quei soggetti con cui la Società/il Gruppo entri in contatto nello svolgimento di relazioni d’affari.

È possibile inviare una segnalazione anonima?

Sì, il sistema consente di inviare una segnalazione anche in totale anonimato. Tuttavia, anche in caso di segnalazione anonima, esiste la possibilità di richiedere, in seconda istanza, al segnalante di rivelare la propria identità, a seguito di esplicita richiesta da parte del gestore (es. nell’ambito di procedimenti giudiziari ovvero nel caso in cui la segnalazione risulti infondata ed effettuata al solo scopo di nuocere al segnalato o per grave imprudenza, negligenza o imperizia del segnalante). In quest’ultimo caso e nel caso di invio di una segnalazione nominativa d’AMICO garantisce tutti gli aspetti di riservatezza e sicurezza nella protezione dei dati personali e nel trattamento delle informazioni attraverso l’adozione di protocolli sicuri per i contenuti delle segnalazioni.

Quali sono le situazioni che possono essere segnalate?

La segnalazione può trarre origine da qualsiasi situazione riconducibile al personale o a terzi che possa arrecare danno o pregiudizio a d’AMICO. Le segnalazioni possono quindi riguardare comportamenti illeciti commissivi o omissivi, rischi, reati o irregolarità che possano essere ricondotti a violazioni o tentativi di violazione, anche sospette, delle disposizioni legislative richiamate dal Decreto Legislativo n. 231/2001, dei principi sanciti nel Codice Etico di Gruppo e nei Modelli di Organizzazione e Gestione ex D.lgs. 231/01 delle società del Gruppo d’Amico che li hanno adottati (d’Amico Società di Navigazione S.p.A., d’Amico Shipping Italia S.p.A. e d’Amico International Shipping S.A.), delle procedure, policy e regole del Gruppo in generale (il c.d. “Sistema di Gestione Integrata”) ed in particolare della Anti-Corruption Policy di Gruppo (CP-PMO-01), quali, a mero titolo di esempio non esaustivo, ipotesi di corruzione per l’esercizio della funzione, corruzione per atto contrario ai doveri d’ufficio, abuso da parte di un soggetto del potere a lui affidato per ottenere vantaggi privati, irregolarità contabili, false dichiarazioni, violazioni delle norme ambientali e di sicurezza sul lavoro, demansionamenti, assunzioni non trasparenti, situazioni di conflitti di interesse reali, potenziali e apparenti per cui non è stata effettuata un’adeguata disclosure da parte dei soggetti coinvolti e che possono avere conseguenze sull’imparzialità e il buon andamento della Società ecc.. Le segnalazioni potranno altresì riguardare casi anche sospetti o tentati di mobbing, di molestie sessuali e casi di violazione della normativa sulla privacy. Tutte le segnalazioni dovranno tuttavia esser rese in buona fede. Si ricorda che qualora si tratti di evento verificatosi a bordo di una nave o relativo ad una nave la rispettiva segnalazione, sia nominativa che anonima, dovrà necessariamente contenere il riferimento della nave. Il riferimento alla data di imbarco e sbarco sarà richiesto solo se ad effettuare la segnalazione relativa alla nave sia un membro dell’equipaggio.

Che cosa si intende per segnalazione circostanziata?

Si considera “circostanziata” la segnalazione che consente di individuare in modo sufficientemente dettagliato gli elementi oggettivi che consentono di avviare un’istruttoria, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: modalità e finalità della condotta o dell’illecito, periodo di riferimento temporale della condotta, attori coinvolti, modalità di elusione del sistema di controllo, copia della documentazione citata, ecc.

Che cosa si intende per segnalazione in malafede?

Per “malafede” si intende la segnalazione artificiosamente strutturata in modo da apparire oggettiva e circostanziata, ma che in realtà non rappresenta in maniera veritiera la realtà dei fatti. Una segnalazione circostanziata ma erronea, effettuata dal segnalante con la franca convinzione di agire in maniera corretta, non si considera effettuata in “malafede”.

È possibile allegare documentazione alla segnalazione?

Sì. Tuttavia, non sono presi in considerazione documenti, foto, video, registrazioni audio che possano rappresentare una violazione della privacy, della riservatezza o di altro diritto personale ovvero che abbiano contenuto diffamatorio/calunnioso.

Quando si considera inviata la segnalazione?

La segnalazione è correttamente inviata quando il segnalante, una volta completata la compilazione dei campi obbligatori previsti e accettata l’Informativa privacy, clicca sul pulsante “Invia Segnalazione” e visualizza un riquadro di conferma contenente le proprie credenziali generate automaticamente, necessarie per seguire l’iter della segnalazione stessa e comunicare con il gestore. A seguito di questa azione le informazioni inserite vengono criptate ed inviate:

• al DPA qualora il fatto sia avvenuto a bordo della nave o sia comunque relativo ad una nave;
• al Direttore Risorse Umane nei casi di mobbing, molestie sessuali e violazione della normativa privacy verificatisi a terra;
• agli Organismi di Vigilanza delle società del Gruppo dotate di Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 di volta in volta coinvolti in tutti gli altri casi.

Se il Segnalante non conclude il processo di compilazione cliccando sul suddetto pulsante non verrà effettuata alcuna memorizzazione, perdendo così ogni informazione da lui inserita.

È possibile consultare lo stato di lavorazione di una segnalazione?

Sì, accedendo al sistema e inserendo le credenziali personali generate automaticamente, che il segnalante avrà avuto cura di trascrivere e adeguatamente conservare, il segnalante ha la possibilità di seguire lo stato di lavorazione della propria segnalazione e di interagire con il gestore della stessa, ad esempio fornendo su richiesta ulteriori dettagli circa i fatti segnalati qualora lo si ritenga necessario.

Quali sono le tutele per il segnalante?

d’AMICO fa propria la “Tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti” (art.54-bis co.1 del D.Lgs. n. 165/2001) garantendo, nei limiti delineati dallo stesso articolo e dall’art. 2043 del Codice Civile, l’autore della segnalazione da azioni sanzionatorie o da qualsiasi “misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia” e proteggendone il diritto alla riservatezza.

Perché è necessario il consenso del segnalante per la rivelazione della sua identità?

È stabilito dall’art. 54-bis, co. 2, del D.lgs. 165/2001 (“Tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti”) che “Nell'ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante non può essere rivelata, senza il suo consenso, sempre che la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione, l’identità può essere rivelata ove la sua conoscenza sia assolutamente indispensabile per la difesa dell'incolpato.”

Ho smarrito le mie credenziali di accesso al sistema. È possibile recuperarle?

Per motivi di sicurezza, non è possibile inviare in alcun modo le credenziali di accesso né procedere a un loro ripristino in caso di smarrimento. Si consiglia, nell’eventualità, di inviare nuovamente la segnalazione specificando – per comodità di gestione – la problematica.

L’identità del segnalante può essere rivelata senza il suo consenso?

No. Per rivelare l’identità del segnalante occorre sempre il suo consenso, fatta eccezione per tutti i casi in cui le verifiche condotte a seguito della segnalazione ricadano nella fattispecie di indagini penali, amministrative o tributarie.

Chi esamina le segnalazioni e ne cura gli approfondimenti?

Il DPA esamina e cura gli approfondimenti di tutte le segnalazioni di eventi verificatosi a bordo di una nave o relativi ad una nave. Le segnalazioni di eventi verificatosi a bordo di una nave o relativi ad una nave che siano di competenza 231 o che attengano a violazioni della normativa privacy sono ugualmente ricevute dal DPA che condivide l’iter rispettivamente con gli Organismi di Vigilanza delle società del Gruppo dotate di Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D.lgs. 231/2001 di volta in volta coinvolti ovvero con il Direttore Risorse Umane di Gruppo che ne curano gli approfondimenti.

Il Direttore Risorse Umane di Gruppo esamina e cura gli approfondimenti di tutte le segnalazioni di eventi riconducibili a mobbing, molestie sessuali e violazioni della normativa sulla privacy verificatisi a terra.

Gli Organismi di Vigilanza delle società del Gruppo dotate di Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D.lgs. 231/2001 di volta in volta coinvolti esaminano e curano gli approfondimenti di tutte le altre segnalazioni.

Tutti i soggetti sopra elencati potranno avvalersi nel corso dell’istruttoria del supporto delle funzioni interne di volta in volta coinvolte e condividere le risultanze con altri soggetti responsabili del sistema di controllo e/o con il Top Management.

Cosa accade qualora si rilevi un potenziale conflitto di interesse correlato alla segnalazione tale da compromettere l’imparzialità o l’indipendenza del giudizio del gestore della segnalazione?

Qualora il segnalante risponda positivamente alla propedeutica domanda sull’esistenza di potenziali conflitti di interesse correlati alla segnalazione ovvero qualora il gestore, anche in assenza di una indicazione in tal senso da parte del segnalante, ravveda l’esistenza di un potenziale conflitto di interesse correlato alla segnalazione ricevuta

• se i fatti oggetto di segnalazione sono avvenuti a terra: la segnalazione viene automaticamente smistata ad una Funzione di Riserva di Terra;
• se i fatti oggetto di segnalazione sono avvenuti a bordo o con riferimento ad una nave: la segnalazione viene automaticamente smistata ad una Funzione di Riserva di Bordo ovvero alla Funzione di Riserva di Terra in caso di segnalazioni di eventi avvenuti a bordo o con riferimento ad una nave che siano di competenza 231 o che attengano a violazioni della normativa privacy.

Dove si trovano le istruzioni per usare la piattaforma?

Fai clic qui per scaricare il manuale d’uso.